أبرز خطوات حل المشكلة ومعالجتها بشكل نهائي

إن أردنا معرفة خطوات حل المشكلة، يأتي قول ألبرت آينشتاين مناسباً جداً حيث قال: "إذا أعطيت ساعة واحدة لإنقاذ الكوكب، فسوف أقضي 59 دقيقة في تحديد المشكلة ودقيقة واحدة لحلها" في حين أن هذا قد يبدو متطرفًا.

إلا أنه يسلط الضوء على أهمية تحديد المشكلات أولاً، كما أنه يلمح إلى بعض الحقائق المثيرة للاهتمام: غالبًا ما تحتوي المشكلة المحددة جيدًا على حلها الخاص بها وعادة ما يكون هذا الحل واضحًا ومباشرًا، من خلال تحديد المشكلات بشكل صحيح، فإنك تجعل حلها أسهل، مما يعني توفير الوقت والمال والموارد، في هذا المقال نستعرض تعريف المشكلة وخطوات حل المشكلة وأمثلة علي ذلك.

ما هو تعريف المشكلة

في كل منهجية لحل المشكلات تقريبًا، تكون الخطوة الأولى هي تحديد المشكلة، إنها أصعب وأهم الخطوات كلها، يتضمن تشخيص الموقف بحيث يتم التركيز على المشكلة الحقيقية وليس على أعراضها، على سبيل المثال، الخوف من التحدث في الأماكن العامة يصبح مشكلة فقط عندما تعتمد وظيفتك على التحدث أمام الجمهور.

كثيرًا ما يكون العثور على مشكلة أو تحديدها أكثر أهمية من الحل، على سبيل المثال، أدرك غاليليو مشكلة الحاجة إلى معرفة سرعة الضوء، لكنه لم يتوصل إلى حل، استغرق الأمر تقدمًا في الرياضيات والعلوم لحل مشكلة القياس هذه ومع ذلك، لا يزال غاليليو ينسب إليه الفضل في اكتشاف المشكلة، في بعض الأحيان، قد لا يكون تعريف المشكلة أكثر من فن طرح الأسئلة الصحيحة في الوقت المناسب.

الخطوات الست لحل المشكلات

توفر طريقة الخطوات الست لحل المشكلات إجراءات مركزة لمجموعة حل المشكلات، حيث يضمن الاتساق، حيث يفهم الجميع النهج الذي يجب استخدامه وباستخدام البيانات، فإنه يساعد على القضاء على التحيز والمفاهيم المسبقة، يجب إكمال كل خطوة قبل الانتقال إلى الخطوة التالية، إليك هذه الخطوات في السطور التالية: 

الخطوة الأولى: تحديد المشكلة

تتعلق الخطوة الأولى بتشخيص المشكلة، سياقها وخلفيتها وأعراضها، بمجرد أن يكون هناك فهم واضح لماهية المشكلة، قم بالتحقيق في
أعراض أوسع لاكتشاف الآثار المترتبة على المشكلة ومن يؤثر وكيف، كلما تم العثور على المزيد من الأعراض، فإنه يوضح المشكلة الحقيقية.

الخطوة الثانية: تحديد الأسباب الجذرية للمشكلة

بمجرد العثور على جميع الأعراض وتشخيص المشكلة وتعريف أولي، تبدأ في استكشاف سبب المشكلة، في هذه الخطوة، اجمع المعلومات بطريقة منظمة ويكون التركيز على الأسباب الكامنة وراء المشكلة، هذا يسمى السبب الجذري، في هذه المرحلة، قد تعود إلى الخطوة الأولى لمراجعة تعريف المشكلة.

الخطوة الثالثة: تطوير الحلول البديلة

يتعلق حل المشكلات التحليلي والإبداعي بإنشاء مجموعة متنوعة من الحلول وليس حلًا واحدًا فقط، غالبًا لا تكون الإجابة الأكثر وضوحًا هي الحل الأكثر فعالية للمشكلة، يجب التركيز على:

• إيجاد أكبر عدد ممكن من الحلول للمشكلة، مهما بدت غريبة.
• النظر في كيفية ارتباط كل حل بالسبب الجذري للمشكلة وأعراضها.
• تحديد إمكانية دمج الحلول المختلفة لتقديم إجابة أفضل للمشكلة.

الخطوة الرابعة: حدد الحل

في الخطوة الرابعة، تقوم بتقييم جميع الحلول المختارة والمحتملة وتضييقها، وصولا الى واحد، تطبق هذه الخطوة سؤالين رئيسيين:

1. ما هو الحل الأكثر جدوى؟
2. ما الحل الذي يفضله أولئك الذين سيطبقونه ويستخدمونه؟

يتم التأكد من الجدوى من خلال تحديد ما إذا كان الحل: هل يمكن تنفيذه ضمن إطار زمني مقبول؟ وهل التكلفة فعالة وموثوقة وواقعية؟ وهل سيجعل استخدام الموارد أكثر فعالية؟ وهل يمكن أن تتكيف مع الظروف وهي تتطور وتتغير؟ وفي ضوء المخاطر التي يمكن السيطرة عليها وما الحل المفضل؟

الخطوة الخامسة: تنفيذ الحل

بمجرد اختيار الحل، يبدأ التخطيط الأولي للتنفيذ وما هي الإجراءات التي يجب اتخاذها قبل تنفيذ الحل وما هي الإجراءات التي يجب اتخاذها أثناء تنفيذ الحل ولماذا هذه الإجراءات ضرورية؟

الخطوة السادسة: تقييم النتيجة

يحتاج تنفيذ الحل الآن إلى مراقبة للتأكد من أن الأمور تسير على ما يرام، في الخطوة السادسة، مع ظهور النتائج، يساعد التقييم على تحديد ما إذا كنت ستحتاج  إلى العودة إلى الخطوة السابقة أو متابعة التنفيذ ومراقبة تقدم الحلول وكن مستعدًا لإعادة بدء عملية الخطوات الست عندما تكون مطلوبة.

أمثلة على مهارة حل المشكلات

هنا نلقي نظرة على بعض الأمثلة على مهارات حل المشكلات: 

المثال الأول على مهارة حل المشكلات: 

1. قم بتقييم المشكلة (يجب زيادة المبيعات بنسبة 20%).
2. تحديد الحلول، قم بزيادة الترميز، زيادة عدد الأصناف المعروضة للبيع وتقليل تكلفة البضائع.
3. حدد الحل الأفضل.
4. الاختبار والمراجعة، انظر إلى كيفية عمل الحل الذي اخترته وحدد ما إذا كان هذا هو الحل الصحيح، عندما يكون الجواب نعم، استمر في قرارك، عندما تكون الإجابة لا، جرب حلًا آخر.

المثال الثاني على مهارة حل المشكلات

1. قم بتقييم المشكلة (يستغرق وقت إغلاق المتجر في نهاية اليوم وقتًا طويلاً للغاية ويجب اختصاره من 45 دقيقة إلى 20 دقيقة).
2. تحديد الحلول: (إضافة المزيد من الموظفين عند الإغلاق، قلل عدد المهام التي يجب أن تحدث عند الإغلاق، انقل المهام التي يمكن إجراؤها في وقت مبكر إلى وقت مبكر من اليوم).
3. حدد الحل الأفضل: (أضف المزيد من الموظفين عند الإغلاق).
4. الاختبار والمراجعة، انظر إلى كيفية عمل الحل الذي اخترته وحدد ما إذا كان هذا هو الحل الصحيح. عندما يكون الجواب نعم، استمر في قرارك، عندما تكون الإجابة لا، جرب حلًا آخر.
5. هناك حاجة إلى مهارات حل المشكلات لكل عنصر من عناصر الأعمال تقريبًا، من خلال ممارسة مهارات حل المشكلات لديك، يمكنك أن تصبح أكثر كفاءة وتحسيناً من احتمالية تسلق سلم الشركة.