كيف أنظم وقتي… تعرف على أبرز الخطوات والأسرار 2022

لقد عانينا جميعًا من مشاكل إدارة الوقت في العمل. تستيقظ مفعمًا بالأمل والتفاؤل ولن تفي بجميع المواعيد النهائية فحسب، بل ستذهب إلى صالة الألعاب الرياضية وتحضر وجبة صحية مطبوخة في المنزل أيضًا.

ثم تغادر متأخرًا وتصدم بحركة المرور وتصل إلى مكتبك محبطًا بالفعل من العالم. بالجلوس أخيرًا لإلغاء هذا المشروع الذي كنت تؤجله لأسابيع، تدرك أن لديك اجتماعات متتالية حتى الظهر، لقد تأخرت بالفعل عن الاجتماع الأول. 

والخبر السار هو أن هناك طرقًا لاستعادة تلك الساعات الضائعة من اليوم التي تبدو مراوغة. الأمر كله يتعلق بإدارة الوقت الشخصية، إدارة وقتك بدلاً من السماح له بإدارتك. إليك نصائح حول إدارة الوقت للعمل حتى تبدأ.

كيف أنظم وقتي

اكتشف كيف تقضي وقتك حاليًا.

إذا كنت ستعمل على تحسين إدارة وقتك الشخصية، فأنت بحاجة أولاً إلى معرفة أين يذهب الوقت. حاول تسجيل وقتك بجد لمدة أسبوع من خلال تتبع أنشطتك اليومية. سيساعدك هذا التدقيق على:

• حدد مقدار ما يمكنك إنجازه عمليًا في يوم واحد.
• تحديد الوقت الكافي لإنجازه.
• ركز على الأنشطة التي توفر أكبر عوائد.

أثناء إجراء تدقيق هذا الوقت، سيصبح من الواضح تمامًا مقدار الوقت الذي تقضيه في الأفكار والمحادثات والأنشطة غير المنتجة.
ستكتسب إحساسًا أكثر دقة بالمدة التي تستغرقها أنواع معينة من المهام والتي ستكون مفيدة جدًا للتنفيذ في نصيحة لاحقة، يمكن أن يساعدك هذا التمرين أيضًا في تحديد الوقت من اليوم الذي تكون فيه أكثر إنتاجية وبهذه الطريقة، تعرف متى تعمل في مشروعاتك التي تتطلب أكبر قدر من التركيز والإبداع.

كيف أنظم وقتي بين العمل والمنزل

قم بإنشاء جدول يومي والتزم به.

هذه الخطوة مهمة للغاية لتعلم كيفية إدارة الوقت في العمل والمنزل، لا تحاول حتى بدء يومك بدون قائمة مهام منظمة. قبل أن تغادر العمل لهذا اليوم، أنشئ قائمة بالمهام الأكثر إلحاحًا لليوم التالي. تتيح لك هذه الخطوة البدء بمجرد وصولك إلى المكتب.

إن وضع كل شيء على الورق سيمنعك من الاستلقاء مستيقظًا في الليل وتقلب المهام التي تجري في عقلك. بدلاً من ذلك، يذهب عقلك الباطن إلى العمل على خططك أثناء نومك مما يعني أنه يمكنك الاستيقاظ في الصباح مع رؤى جديدة ليوم العمل.

إذا لم تتمكن من القيام بذلك في اليوم السابق، فتأكد من كتابة قائمتك في أول شيء في الصباح. ستجد أن الوقت الذي تقضيه في إنشاء خطة واضحة لا يُقارن بالوقت الذي ستفقده في التنقل بين المهام عندما تفتقر إلى مثل هذه الخطة.

كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية
إعطاء الأولوية بحكمة

أثناء تنظيم قائمة المهام الخاصة بك يعد تحديد الأولويات مفتاحًا لإدارة الوقت بنجاح في العمل. ابدأ بإلغاء المهام التي لا ينبغي عليك القيام بها في المقام الأول. ثم حدد أهم ثلاث أو أربع مهام وقم بتنفيذها أولاً وبهذه الطريقة، تأكد من إنهاء الأساسيات.

قم بتقييم قائمة المهام الخاصة بك وتأكد من تنظيمها بناءً على أهمية المهمة بدلاً من إلحاحها. تدعم المسؤوليات المهمة تحقيق أهدافك، بينما تتطلب المسؤوليات العاجلة اهتمامًا فوريًا وترتبط بتحقيق أهداف شخص آخر. نميل إلى ترك الأمور العاجلة تهيمن عندما يجب أن نركز حقًا على الأنشطة التي تدعم أهداف أعمالنا.

لتجنب هذا المأزق استخدم إحدى نصائح إدارة الوقت للعمل الموجودة في كتاب ستيفن كوفي First Things First. يقدم مصفوفة إدارة الوقت التالية والمعروفة باسم مصفوفة أيزنهاور، كأداة تنظيمية لتحديد أولويات المهام بناءً على هذه الأفكار ذات الأهمية والإلحاح.

تجميع المهام المتشابهة معًا.

وفر على نفسك الوقت والطاقة العقلية بمحاولة إكمال كل نوع واحد من المهام قبل الانتقال إلى التالي. على سبيل المثال قم بإنشاء فترات زمنية منفصلة للرد على رسائل البريد الإلكتروني ، وإجراء المكالمات الهاتفية وحفظ الملفات، وما إلى ذلك.

لا ترد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل فور ورودها لأن القيام بذلك هو إلهاء في أفضل حالاته. قم بإيقاف تشغيل إشعارات الهاتف والبريد الإلكتروني للتخلص تمامًا من إغراء التحقق في وقت غير محدد.

كيف أنظم وقتي الدراسي

تجنب الرغبة في القيام بمهام متعددة.

هذه واحدة من أبسط نصائح إدارة الوقت، ومع ذلك يمكن أن تكون واحدة من أصعب النصائح التي يجب اتباعها. ركز على المهمة التي بين يديك وابتعد عن كل مصادر التشتيت. قد يكون من المغري القيام بمهام متعددة لكنك تطلق النار على نفسك عندما تحاول القيام بذلك. تضيع الوقت وتقل الإنتاجية عند التبديل من مهمة إلى أخرى.

وبالمثل لا تشغل بالك بقائمة مهام تمتد لمسافة ميل. التشديد عليه لن يجعله أقصر، لذا تنفس زفير وقم بمهمة واحدة في كل مرة.

تعيين حدود زمنية للمهام.

يجب أن يتضمن جزء من إنشاء جدولك الزمني وضع حدود زمنية للمهام بدلاً من مجرد العمل حتى الانتهاء منها. قوائم المهام رائعة ورائعة ، لكن في بعض الأحيان قد تشعر وكأنك لا تقوم بفحص أي شيء أبدًا.

إذا كنت تتطلع إلى تعيين وتيرة ثابتة لسير عملك فيمكن أن تساعدك تقنية Pomodoro على التحقق من قائمة المهام الخاصة بك في أجزاء مدتها 25 دقيقة ، مع أخذ فترات راحة قصيرة بين كل مهمة واستراحة أطول بعد إكمال أربعة. تعمل هذه التقنية على موازنة التركيز الضيق مع فترات الراحة المتكررة ، مما يقلل من الإجهاد العقلي ويحافظ على الدافع.